Proceduri inventariere 2020 conform OMFP 2861/2009

Anual se efectueaza inventarierea patrimoniului, care este obligatorie prin lege cel putin o data pe an.

Ordinul care reglementeaza inventarierea este OMFP 2861/2009 cu modificarile si completarile ulterioare.

Ce este inventarierea patrimoniului?

Inventarierea are ca scop principal stabilirea situatiei reale a tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii ale fiecarei entitati, precum si a bunurilor si valorilor detinute cu orice titlu, apartinand altor persoane juridice sau fizice, in vederea intocmirii situatiilor financiare anuale care trebuie sa ofere o imagine fidela a pozitiei financiare si a performantei entitatii pentru respectivul exercitiu financiar.

Cand este obligatorie inventarierea patrimoniului?

Inventarierea patrimoniului este obligatorie in urmatoarele situatii:

  • la cererea organelor de control, cu prilejul efectuarii controlului, sau a altor organe prevazute de lege;
  • ori de cate ori sunt indicii ca exista lipsuri sau plusuri in gestiune care nu pot fi stabilite cert decat prin inventariere;
  • ori de cate ori intervine o predare-primire de gestiune;
  • cu prilejul reorganizarii gestiunilor;
  • ca urmare a calamitatilor naturale sau a unor cazuri de forta majora;
  • in alte cazuri prevazute de lege.

Daca in una din situatiile de mai sus sunt inventariate toate bunurile societatii care sunt de natura activelor atunci aceasta poate tine loc de inventarierea anuala, cu aprobarea administratorului, a ordonatorului de credite sau a persoanei care are obligatia gestionarii entitatii

Cand si cum se face inventarierea anuala?

In Romania majoritatea firmelor efectueaza inventarierea de regula la sfarsitul exercitiului financiar asa cum recomanda si OMFP 2861/2019.

La orice inventariere trebuie tinut cont de specificul activitatii fiecarei entitati.

Pentru entitatile cu activitate complexa inventarierea se poate face si inainte de inchiderea exercitiului financiar cu obligatia ca rezultate inventarierii sa fie cuantificate si cuprinse in exercitiul financiar respective.

Daca in timpul anului se fac inventarieri separate pentru o parte din gestiuni , in registrul-inventar se cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate si inscrise in listele de inventariere actualizate cu intrarile si iesirile de bunuri din perioada cuprinsa intre data inventarierii si data incheierii exercitiului financiar.

Astfel daca la sfarsitului anului (care de regula este si sfarsit de an financiar pentru multe firme) nu se poate efectua inventarierea nu este gresit sa se faca fractionat in timpul anului pe gestiuni.

Inventarierea la entitati care au anul financiar diferit de anul fiscal

Inventarierea se face la fel ca si la celelalte entitati cu condiatia ca rezultatele sa fie cuprinse in situatiile financiare.

Persoana responsabila de organizarea inventarierii?

Raspunderea organizarii inventarului este reglementata de lg. 82/1991, legea contabilitatii si revine:

  • administratorului,
  • ordonatorului de credite sau
  • altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii.

Pentru acest lucru persoanele de mai sus elaboreaza procedurile de inventariere si le transmite comisiei de inventar.

Practic, contabilul este cel care face in majoritatea firmelor inventarierea, mai ales daca este angajat la o firma mai mica care nu dispune nici de personal si nici administratorul nu stie ce sa faca.

Cum se efectueaza inventarierea conform cu OMFP 2861/20019? Proceduri inventariere

Element patrimonialCum se efectueaza inventarierea? Proceduri inventariere
Imobilizari necorporalePrin constatarea existentei si apartenentei acestora la entitatile detinatoare, iar in cazul brevetelor, licentelor, marcilor de fabrica si al altor imobilizari necorporale este necesara dovedirea existentei acestora pe baza titlurilor de proprietate sau a altor documente juridice de atestare a unor drepturi legale.
Imobilizari corporale in afara entitatii la inventariereImobilizarile corporale in afara entitatii la inventariere (vapoare, locomotive, vagoane, avioane, autovehicule etc.), plecate in cursa de lunga durata, masinile de forta si utilajele energetice, masinile, utilajele si instalatiile de lucru, aparatele si instalatiile de masurare, control si reglare si mijloacele de transport date pentru reparatii in afara entitatii se inventariaza inaintea iesirii lor temporare din gestiunea entitatii sau prin confirmare scrisa primita de la entitatea unde acestea se gasesc, potrivit procedurilor proprii aprobate.
Imobilizarilor necorporale si corporale, aflate in curs de executieIn listele de inventariere a imobilizarilor necorporale si corporale, aflate in curs de executie, se mentioneaza pentru fiecare obiect in parte, pe baza constatarii la fata locului: denumirea obiectului si valoarea determinata potrivit stadiului de executie, pe baza valorii din documentatia existenta (devize), precum si in functie de volumul lucrarilor realizate la data inventarierii. Materialele si utilajele primite de la beneficiari pentru montaj si neincorporate in lucrari se inventariaza separat.
TerenuriPe baza documentelor care atesta dreptul de proprietate al acestora si a altor documente, potrivit legii.
CladiriPrin identificarea lor pe baza titlurilor de proprietate si a dosarului tehnic al acestora.
Constructiile si echipamentele speciale cum sunt: retelele de energie electrica, termica, gaze, apa, canal, telecomunicatii, caile ferate si altele similarePotrivit regulilor stabilite de detinatorii acestora.
Investitiile puse in functiune total sau partial carora nu li s-au intocmit formele de inregistrare ca imobilizari corporaleAcestea se inscriu in liste de inventariere distincte.
Lucrarile de investitii care nu se mai executa, fiind sistate sau abandonate,Se inscriu in liste de inventariere distincte, mentionandu-se cauzele sistarii sau abandonarii, aprobarea de sistare ori abandonare si masurile ce se propun in legatura cu aceste lucrari.
StocuriStabilirea stocurilor faptice se face prin numarare, cantarire, masurare sau cubare, dupa caz. Bunurile aflate in ambalaje originale intacte se desfac prin sondaj, acest lucru urmand a fi mentionat si in listele de inventariere respective.
LichideLa lichidele a caror cantitate efectiva nu se poate stabili prin transvazare si masurare, continutul vaselor – stabilit in functie de volum, densitate, compozitie etc. se verifica prin scoaterea de probe din aceste vase, tinandu-se seama de densitate, compozitie si de alte caracteristici ale lichidelor, care se constata fie organoleptic, fie prin masurare sau probe de laborator, dupa caz. In listele de inventariere se mentioneaza modul in care s-a facut inventarierea, precum si datele tehnice care au stat la baza calculelor respective.
Materialele de masaMaterialele de masa ca: ciment, otel beton, produse de cariera si balastiera, produse agricole si alte materiale similare, ale caror cantarire si masurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, se pot inventaria pe baza de calcule tehnice. In listele de inventariere se mentioneaza modul in care s-a facut inventarierea, precum si datele tehnice care au stat la baza calculelor respective.
Bunurile din domeniul public al statului si al unitatilor administrativ-teritorialeBunurile din domeniul public al statului si al unitatilor administrativ-teritoriale, date in administrare, concesionate sau inchiriate institutiilor publice, societatilor/companiilor nationale si regiilor autonome potrivit legii, se inventariaza si se inscriu in listele de inventariere distincte in cadrul acestor unitati.
Bunurile aflate asupra angajatilor la data inventarierii (echipament, cazarmament, scule, unelte etc.)Se inventariaza si se trec in liste de inventariere distincte, specificandu-se persoanele care raspund de pastrarea lor. In cadrul evidentierii acestora pe formatii si locuri de munca, bunurile vor fi centralizate si comparate cu datele din evidenta tehnico-operativa, precum si cu cele din evidenta contabila.
Bunurile cu un grad mare de perisabilitateSe inventariaza cu prioritate, fara a se stanjeni consumul/comercializarea imediata a acestora.
Bunurile existente in entitate si apartinand altor entitatiBunurile (inchiriate, in leasing, in concesiune, in administrare, in custodie, primite in vederea vanzarii in regim de consignatie, spre prelucrare etc.) se inventariaza si se inscriu in liste de inventariere distincte. Listele de inventariere pentru aceste bunuri trebuie sa contina informatii cu privire la numarul si data actului de predare-primire si ale documentului de livrare, precum si alte informatii utile.
Bunuri care fac obiectul contractelor de leasingSocietatile de leasing trebuie sa solicite utilizatorilor furnizarea listelor de inventariere cu bunurile care fac obiectul contractelor de leasing. In baza datelor cuprinse in aceste liste, societatea de leasing poate calcula si inregistra ajustari pentru deprecierea imobilizarilor sau a creantelor imobilizate, dupa caz. In cazul in care listele de inventariere nu sunt furnizate de catre locatar, societatea de leasing va putea constitui ajustari pentru deprecierea bunurilor respective, pe baza preturilor de piata disponibile la data inventarierii, tinand seama de caracteristicile bunului ce face obiectul leasingului (an de fabricatie, durata de viata). Pentru verificarea exactitatii informatiilor primite, societatile de leasing pot intreprinde verificari faptice la locatari, potrivit procedurilor proprii. Pentru aceste situatii entitatile detinatoare ale bunurilor sunt obligate sa efectueze inventarierea si sa trimita spre confirmare listele de inventariere, dupa cum proprietarii acelor bunuri sunt obligati sa ceara confirmarea privind bunurile existente la terti. Neprimirea confirmarii privind bunurile existente la terti nu reprezinta confirmare tacita.
Bunurile depreciate, inutilizabile sau deterioratePentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fara miscare ori greu vandabile, comenzi in curs, abandonate sau sistate, precum si pentru creantele si obligatiile incerte ori in litigiu se intocmesc liste de inventariere distincte sau situatii analitice separate, dupa caz.
Bunurile aflate in expeditieSe inventariaza de catre entitatile furnizoare, iar bunurile achizitionate aflate in curs de aprovizionare se inventariaza de entitatea cumparatoare si se inscriu in liste de inventariere distincte.
Produselor in curs de executie, lucrari si servicii in curs de executieSe inventariaza atat produsele care nu au trecut prin toate fazele (stadiile) prelucrarii impuse de procesul tehnologic de productie, cat si produsele care, desi au fost terminate, nu au trecut toate probele de receptionare tehnica sau nu au fost completate cu toate piesele si accesoriile lor. Inventarierea se efectueaza, de asemenea, pentru lucrarile si serviciile in curs de executie sau neterminate. Inventarierea produselor, lucrarilor si serviciilor in curs de executie din cadrul sectiilor auxiliare se face prin stabilirea stadiului de executare a acestora.
Materiile prime, materialele, piesele de schimb, semifabricatele etc., aflate in sectiile de productie si nesupuse prelucrarii, nu se considera produse in curs de executie.Se inventariaza separat si se repun in conturile din care provin, diminuandu-se cheltuielile, iar dupa terminarea inventarierii acestora se evidentiaza in conturile initiale de cheltuieli.  
Lucrari in curs de executieLa entitatile care au activitate de constructii-montaj, pe baza constatarii la fata locului, se includ in liste de inventariere distincte, pe categorii de lucrari si parti de elemente de constructii la care n-a fost executat intregul volum de lucrari prevazute in devize, respectiv lucrari executate (terminate), dar nereceptionate de catre beneficiar, denumirea obiectului si valoarea determinata potrivit stadiului de executie, potrivit valorii din documentatia existenta (devize), precum si in functie de volumul lucrarilor realizate la data inventarierii.
Lucrari de modernizare nefinalizateInventarierea lucrarilor de modernizare nefinalizate sau de reparatii ale cladirilor, instalatiilor, masinilor, utilajelor, mijloacelor de transport si ale altor bunuri se face prin verificarea la fata locului a stadiului fizic al lucrarilor. Astfel de lucrari se consemneaza intr-o lista de inventariere distincta, in care se indica denumirea obiectului supus modernizarii sau reparatiei si valoarea determinata potrivit costului de deviz si celui efectiv al lucrarilor executate.
Creante fata de tertiCreantele si obligatiile fata de terti sunt supuse verificarii si confirmarii pe baza extraselor soldurilor debitoare si creditoare ale conturilor de creante si datorii care detin ponderea valorica in totalul soldurilor acestor conturi, potrivit “Extrasului de cont” (cod 14-6-3) sau punctajelor reciproce scrise. Nerespectarea acestei proceduri, precum si refuzul de confirmare constituie abateri de la prezentele norme si se sanctioneaza potrivit legii. In situatia entitatilor care efectueaza decontarea creantelor si obligatiilor pe baza de deconturi interne sau deconturi externe periodice confirmate de catre parteneri, aceste documente pot tine locul extraselor de cont confirmate.
Disponibilitati banesti (cecuri, bilete la ordin)Cecurile, cambiile, biletele la ordin, scrisorile de garantie, acreditivele, ipotecile, precum si alte valori aflate in casieria entitatilor se inventariaza in conformitate cu prevederile legale.
Disponibilitati banestiDisponibilitatile aflate in conturi la banci sau la unitatile Trezoreriei Statului se inventariaza prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitatea entitatii. In acest scop, extrasele de cont din ziua de 31 decembrie sau din ultima zi bancara, puse la dispozitie de institutiile de credit si unitatile Trezoreriei Statului, vor purta stampila oficiala a acestora. In cazul entitatilor care, potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicata, au optat pentru un exercitiu financiar diferit de anul calendaristic, sunt avute in vedere informatiile aferente ultimei zile a exercitiului financiar astfel ales.
Disponibilitati banestiDisponibilitatile in lei si in valuta din casieria entitatii se inventariaza in ultima zi lucratoare a exercitiului financiar, dupa inregistrarea tuturor operatiunilor de incasari si plati privind exercitiul respectiv, confruntandu-se soldurile din registrul de casa cu monetarul si cu cele din contabilitate.
Titluri pe termen scurt si lungInventarierea se efectueaza pe baza documentelor care atesta detinerea acestora (registrul actionarilor, documente care au stat la baza achizitiei sau primirii cu titlu gratuit) cu respectarea legislatiei in vigoare.
Timbre, tichete, bilete Inscrierea in listele de inventariere a marcilor postale, a timbrelor fiscale, a tichetelor de calatorie, a tichetelor de masa, a tichetelor cadou, a tichetelor de cresa, a tichetelor de vacanta, a bonurilor cantitati fixe, a biletelor de spectacole, de intrare in muzee, expozitii si altele asemenea se face la valoarea lor nominala, cu exceptia timbrelor cu valoare filatelica. Pentru bunurile de aceasta natura, constatate fara utilitate (expirate, deteriorate), se intocmesc liste de inventariere distincte. Inventarierea timbrelor filatelice se efectueaza potrivit procedurii elaborate in acest scop de catre administratorii entitatilor care le au in evidenta.
Alte elementePentru toate celelalte elemente de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, cu ocazia inventarierii, se verifica realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la terti se fac cereri de confirmare, care se vor atasa la listele respective dupa primirea confirmarii.

Formulare necesare inventarierii

Formulare necesare inventarierii gasiti pe https://www.cabinetexpert.ro/

Avand in vedere ca inventarierea are ca scop prezentarea situatiei reale a elementelor patrimoniale pentru incheierea situatiilor financiare anuale – daca vrei sa consulti proiectul de lege referitor la intocmirea situatiilor financiare anuale pe anul 2020 poti sa o faci AICI

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *