Documente justificative pentru decontarea diurnei pentru deplasari interne sau externe

Diurna reprezinta indemnizatia de delegare sau de deplasare care se acorda angajatilor ori de cate ori este necesara deplasarea acestora in scopul desfasurarii activitatii firmei  (misiune de serviciu) in alta localitate fata de cea in care angajatul isi desfasoara in mod normal activitatea.

Conditii acte diurna pentru a fi considerate documente justificative

Pentru ca documentele sa aiba calitatea de documente justificative acestea trebuie sa furnizeze toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare, pentru a angaja raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate.

Documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:

  • denumirea documentului
  • denumirea/numele si prenumele si dupa caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care intocmeste documentul
  • numarul documentului si data intocmirii acestuia
  • mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul)
  • continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia
  • datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz
  • numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare.

Documente justificative pentru acordarea diurnei

Pentru acordarea diurnei documentele justificative sunt ordinul de deplasare si decontul de cheltuieli dupa caz atat pentru deplasarile interne cat si pentru deplasarile externe.

Ordinul de deplasare si decontul de cheltuieli sunt reglementate prin OMFP 2634/2015 cu modificarile si completarile ulterioare.

Astfel ordinul de deplasare se intocmeste de catre persoana care a mers in deplasare, iar termenul de intocmire se stabileste prin procedurile interne atat timp cat nu este unul reglementat de lege. Se semneaza de catre persoanele indreptatite: titular, departament financiar contabil pentru verificare si corectitudine si de persoana care aproba decontul.

Cum se intocmesc corect ordinul de deplasare si decontul de cheltuieli?

Conform OMFP2635/2015 ordinul de deplasare si decontul de cheltuieli servesc pentru:

Ordin de deplasare (Delegatie)

Ordinul de deplasare (delegatie- Cod 14-5-4 )serveste ca:

  • dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea pe teritoriul tarii
  • document pentru decontarea cheltuielilor efectuate
  • document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans
  • document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Ordinul de deplasare (delegatie) se intocmeste pentru fiecare deplasare, de catre persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale cu plata in numerar.

In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenta de primit de catre titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata catre casierie (cod 14-4-4).

In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de Dispozitie de incasare catre casierie (cod 14-4-4).

Ordinul de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale – Cod 14-5-4/a)

serveste ca:

  • dispozitie catre conducatorii auto sa efectueze transporturi in strainatate cu autovehiculele entitatii
  • document de stabilire a avansului in valuta, pentru deplasarile conducatorilor auto care urmeaza sa efectueze transporturi in strainatate, pe baza caruia acestia ridica avansul de la casierie
  • document pentru justificarea valutei ridicate de la casierie, precum si a valutei de restituit la inapoiere in tara
  • document justificativ de inregistrare in Registrul de casa (in valuta) si in contabilitate.

Decontul de cheltuieli

Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe – Cod 14-5-5)

Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale – Cod 14-5-5/a)

Decontul de cheltuieli (pentru deplasari externe) si decontul de cheltuieli valutare (transporturi internationale) servesc ca:

  • documente pentru decontarea cheltuielilor efectuate (in valuta si in lei), cu ocazia deplasarii in strainatate
  • documente pentru stabilirea diferentelor de primit de la titularul de avans sau de achitat acestuia
  • documente justificative de inregistrare in Registrul de casa (in valuta) si in contabilitate.

Aceste deconturi se intocmesc de catre persoana care urmeaza a efectua deplasarea in vederea justificarii cheltuielilor efectuate pe intreaga durata a deplasarii.

In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de Chitanta pentru operatiuni in valuta (cod 14-4-1/a) sau Dispozitie de incasare catre casierie (cod 14-4-4), dupa caz.

Chitanta pentru operatiuni in valuta si dispozitia de plata/incasare catre casierie

Chitanta pentru operatiuni in valuta (Cod 14-4-1/a)

Chitanta si chitanta pentru operatiuni in valuta sunt documente justificative de inregistrare in registrul de casa/registrul de casa in valuta si in contabilitate a incasarilor si platilor efectuate in numerar (lei/valuta), precum si a depunerilor de sume la casieria entitatii.

In conditiile in care sumele inscrise in chitanta sunt aferente livrarilor de bunuri sau prestarilor de servicii scutite fara drept de deducere conform prevederilor din Codul fiscal, formularul de chitanta este documentul justificativ care sta la baza inregistrarii veniturilor in contabilitate.

In conditiile utilizarii aparatelor de marcat electronice fiscale, in conformitate cu prevederile legale, documentul in baza caruia se inregistreaza in contabilitate veniturile aferente incasarilor zilnice este Raportul fiscal de inchidere zilnica, respectiv Registrul special intocmit in conditiile defectarii aparatelor de marcat electronice fiscale.

Se intocmeste pentru fiecare suma incasata, de catre casierul entitatii si se semneaza de acesta pentru primirea sumei.

Dispozitia de plata/incasare catre casierie (Cod 14-4-4)

Dispozitia de plata/incasare catre casierie serveste ca:

  • dispozitie pentru casierie, in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a diferentei de incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul primit, pentru procurare de materiale etc.
  • dispozitie pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume care nu reprezinta venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale
  • document justificativ de inregistrare in Registrul de casa si in contabilitate, in cazul platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ.

Dispozitia de plata/incasare catre casierie se intocmeste:

  • in cazul utilizarii ca dispozitie de plata, cand nu exista alte documente prin care se dispune plata (ex.: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.)
  • in cazul utilizarii ca dispozitie de plata a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de materiale etc.
  • in cazul utilizarii ca dispozitie de incasare, cand nu exista alte documente prin care se dispune incasarea (avize de plata, somatii de plata etc.).

Corectia documentelor justificative

In documentele financiar-contabile nu sunt admise stersaturi, modificari sau alte asemenea procedee, si nici lasarea de spatii libere intre operatiunile inscrise in acestea sau file lipsa.

Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, concomitent inscriindu-se alaturi textul sau cifra corecta.

Corectarea se face in toate exemplarele documentului si se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit/corectat documentul, mentionandu-se si data efectuarii corecturii.

In cazul documentelor financiar-contabile la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza carora se primeste, se elibereaza sau se justifica numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevad asemenea restrictii, documentul intocmit gresit se anuleaza si se pastreaza sau ramane in carnetul respectiv.

Baza legala

OMFP 2634/2015

Pentru mai multe articole despre diurna legala gasesti in sectiunea despre diurna

Calculeaza usor diurna cu ajutorul unei aplicatii online

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *