20 drepturi si obligatii daca esti asociat unic si administrator intr-o societate comerciala

In foarte multe firme din Romania asociatul unic este si administrator, de multe ori fiind omul bun la toate.  Asociatii unici si administratori au o serie de drepturi si obligatii.

Articolul de mai jos este special conceput pentru asociatii unici si administrator de SRL, dar si pentru asociatii de SRL cu procent majoritar in companie si care indeplinesc rolul de administrator prin actul constitutiv de la Registrul comertului, dar si prin contractul de mandat sau contract de munca cu functia de administrator.

Mai jos se regasesc 20 de lucruri important de stiut de catre administratorii de societati comerciale.

Ce drepturi are asociatul unic care este si administrator?

Scopul oricarei firme este acela de a aduce profit, iar al asociatilor este de a se asigura ca societatea isi indeplineste acest obiectiv prin activitatile pe care le intreprinde.

Desi dreptul principal al asociatului pare sa fie cel de ridicare de dividende, asociatii au si alte drepturi, mai ales daca sunt si administratori:

  • sa verifice activitatea firmei
  • sa fie angajatul societatii si sa nu aiba doar rol administrativ
  • sa semneze documentele oficiale ale firmei
  • sa faca toate operatiunile, activitatile firmei pentru a indeplini obiectul de activitate al firmei

Asociat unic si administrator in una sau mai multe societati comerciale.

Conform legii societatilor comerciale (lege 31/1990) asociatul poate fi si administrator, angajat, prin statut sau prin contract de mandat. Din anul 2020 o persoana poate fi asociat unic in mai multe societati comerciale.

Asociat unic si administrator poate sa lucreze fara contract de munca?

Asociatul unic care este si administrator statutar poate sa lucreze fara contract de munca, acesta fiind remunerat prin dividende, cu conditia ca activitatile desfasurate sa fie precizate in contractual de mandat sau in actul constitutiv al societatii, iar activitatea sa fie de administrare.

Daca acesta executa si alte sarcini in cadrul societatii care exced calitatii de administrare cum ar sofer, vanzator, programator, inginer atunci este necesara incheierea unui contract individual de munca.

Administratorul SRL-ului poate cumula mai multe functii in cadrul firmei pentru care are calitatea necesara cu respectarea Codului Muncii.

Asociatul unic poate avea calitatea de salariat al societatii comerciale cf cu art. 196, alin. 3, lg 31/1990

Asociat unic si administrator fara contract de munca poate primi diurna?

DA, administratorii pot primi diurna conform actului constitutiv, contract de administrare sau mandat ( art. 76 alin. (4) lit. j – cod fiscal), daca deplasarea este in interesul societatii si anume acela de a genera venituri aducatoare de profit.

Vezi AICI diurna legala, interna si externa, plafoanele maxime neimpozabile, actele necesare pentru justificarea indemnizatiei de deplasare.

Schimbare administrator, unde se declara?

Schimbarea administratorului se face prin Oficiul Registrului Comertului de unde isi are sediul social societatea comerciala. Schimbarea administratorului nu se declara la ANAF.

Raspunderea asociatilor intr-un SRL?

Conform art. 3 din Legea societatilor comerciale – 31/1990, asociatii in societatea cu raspundere limitata raspund numai pana la concurenta capitalului social subscris, dar administratorul poate fi urmarit pentru gestionarea incorecta a afacerii.

Obligatii pe partea activitatii de contabilitate ce revin asociatului/administratorului statutar conform cu legea 31/1990

Obligatiile se regasesc la art. 194, alin 1 din legea 31/1990 – Legea societatilor comerciale.

Daca exista un singur asociat atunci acesta exercita atributiile adunarii generale. (art 196,alin. 1, lg. 31/1990).

Obligatiile sunt (cf : art. 194, alin 1 din legea 31/1990 – Legea societatilor comerciale)

(1)Adunarea generala a asociatilor are urmatoarele obligatii principale:

a)sa aprobe situatia financiara anuala si sa stabileasca repartizarea profitului net

b)sa desemneze administratorii si cenzorii, sa ii revoce/demita si sa le dea descarcare de activitate, precum si sa decida contractarea auditului financiar, atunci cand acesta nu are caracter obligatoriu, potrivit legii
c)sa decida urmarirea administratorilor si cenzorilor pentru daunele pricinuite societatii, desemnand si persoana insarcinata sa o exercite.


Alte obligatii revenite prin legea 31/1990

  • sa modifice actul constitutiv
  • societatea trebuie sa tina, prin grija administratorilor, un registru al asociatilor, in care se vor inscrie, dupa caz, numele si prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul fiecarui asociat, partea acestuia din capitalul social, transferul partilor sociale sau orice alta modificare privitoare la acestea
  • sa inregistreze la Registrul comertului toate modificarile actului constitutiv, deschidere-inchidere puncte de lucru, schimbarea sediului social, modificarea capitalului social, cesiunea de parti sociale
  • realitatea varsamintelor efectuate de asociati
  • existenta reala a dividendelor platite
  • existenta registrelor cerute de lege si corecta lor tinere
  • exacta indeplinire a hotararilor adunarilor generale
  • stricta indeplinire a indatoririlor pe care legea, actul constitutiv le impun.

Obligatii pe partea activitatii de contabilitate ce revin asociatului/administratorului statutar conform cu Legea contabilitatii – 82/1991

Raspund de inventarierea patrimoniului, care este obligatorie o data pe an.

Inventarierea mai este obligatorie la inceputul societatii si atunci cand inceteaza activitatea sau in cazul fuziunii.

Alte situatii cand patrimonial societatii trebuie inventariat:

  • la inceperea activitatii
  • la incetarea activitatii sau in cazul fuziunii
  • la cererea organelor de control, cu prilejul efectuarii controlului, sau a altor organe prevazute de lege
  • ori de cate ori sunt indicii ca exista lipsuri sau plusuri in gestiune care nu pot fi stabilite cert decat prin inventariere
  • ori de cate ori intervine o predare-primire de gestiune
  • in cazul reorganizarii gestiunilor
  • ca urmare a calamitatilor naturale sau a unor cazuri de forta majora

Ce face exact administratorul legat de inventariere?

  • aproba procedurile scrise de inventariere, le adapteaza conform cu specificul activitatii si le transmit comisiei de inventariere
  • numesc prin decizie scrisa, comisia de inventariere si mentioneaza in mod obligatoriu componenta sa – presedinte si membrii acesteia, metoda de inventariere utilizata, gestiunea supusa inventarierii, data de incepere si data de terminare. Schimbarea membrilor inventarierii se face tot prin decizie scrisa.
  • In cazul in care nu exista personal sufficient pentru efectuarea inventarierii atunci aceasta poate fi efectuata de o singura persoana, iar corectitudinea inventarierii si efectuarea acesteia este strict responsabilitatea administratorului.

Societatea poate credita administratorul?

NU, societatea nu poate credita administratorul si nici asociatii, dar le poate acorda avansuri de trezorerie pentru a duce la indeplinire obiectul de activitate al firmei.

Conform art. 144 din lg. 31/1990, firma nu poate credita administratorul, dar nici operatiunilor in care sunt implicate: sotul sau sotia, rudele ori afinii pana la gradul al IV-lea inclusiv ai administratorului.

Avansurile de trezorerie pot fi acordate astfel:

  • in cazul operatiunilor a caror valoare exigibila cumulata este inferioara echivalentului in lei al sumei de 5.000 de euro
  • in cazul in care operatiunea este incheiata de societate in conditiile exercitarii curente a activitatii sale

Astfel sumele primite de administrator de la firma, cu valoare mai mica de 5000 euro nu sunt considerate creditare societate ci avans de trezorerie, doar daca sumele se pot justifica ca se vor folosi in folosul societatii.

Sunt foarte multe articole despre cum poti scoate legal din firma bani de genul vinzi masina catre firma, iei 5000 euro legal ca asa este in legea societatilor comerciale. Legea societatilor comerciale precizeaza ca administratorul poate lua/primi din firma 5000 euro in scopul de a folosi acesti bani pentru activitatile curente ale firmei, nu ca administratorul ia 5000 euro legal din firma si gata face ce vrea cu ei. Aceasta suma se inregistreaza in contabilitate si ramane in contul 542 – Avansuri de trezorerie, care la un moment dat trebuie inchis. Aceasta suma nu dispare sub bagheta magica a contabilului.

Asociatii pot credita societatea?

DA, asociatii pot credita societatea. De obicei societatile comerciale sunt creditate la inceput de activitate, pana in momentul in care acestea isi pot finanta activitatea din incasari.

Pentru creditarea societatii se intocmeste contractul de creditare. Acesta poate fi purtator de dobanda.

Pentru societate dobanda este deductibila conform codului fiscal art. 27,  in cazul in care gradul de indatorare a capitalului este mai mic sau egal cu 3.

Gradul de indatorare a capitalului se determina ca raport intre capitalul imprumutat cu termen de rambursare peste un an si capitalul propriu, ca medie a valorilor existente la inceputul anului si sfarsitul perioadei pentru care se determina impozitul pe profit.

Prin capital imprumutat se intelege totalul creditelor si imprumuturilor cu termen de rambursare peste un an, potrivit clauzelor contractuale.

In conditiile in care gradul de indatorare a capitalului este peste 3 sau capitalul propriu are o valoare negativa, cheltuielile cu dobanzile si cu pierderea neta din diferentele de curs valutar sunt nedeductibile. 

Atributii ale administratorului/asociatului unic provenite din OMFP 1802/2014

  • politicile contabile ale societatii trebuie sa fie aprobate de administratori. (art. 5, OMFP 1802/2014), inclusiv proceduri proprii pentru situatiile prevazute de legislatie
  • administratorii trebuie sa aprobe situatiile financiare anuale
  • daca administratorii unei entitati au luat cunostinta de unele elemente de nesiguranta legate de anumite evenimente care pot duce la incapacitatea acesteia de a-si continua activitatea, aceste elemente trebuie prezentate in notele explicative. In cazul in care situatiile financiare anuale nu sunt intocmite pe baza principiului continuitatii, aceasta informatie trebuie prezentata, impreuna cu motivele care au stat la baza deciziei conform careia entitatea nu isi mai poate continua activitatea. Evenimentele sau conditiile ce necesita prezentari de informatii pot aparea si ulterior datei bilantului
  • administratorul trebuie sa semneze Raportul administratorilor, care contine o prezentare fidela a dezvoltarii si performantei activitatilor entitatii si a pozitiei sale, precum si o descriere a principalelor riscuri si incertitudini cu care aceasta se confrunta
  • daca administratorul decide sa modifice politica contabilapentru anumite elemente de stocuri sau alte active fungibile, in notele explicative se va preciza acest lucru si anume: motivul modificarii metodei si efectele asupra rezultatului

Firma poate face achizitii de la administrator

DA, firma poate face achzitii de la administrator cu respectarea valorii de piata si a principiului valorii de piata reglementate de codul fiscal.

Pret de piata – suma care ar fi platita de un client independent unui furnizor independent in acelasi moment si in acelasi loc, pentru acelasi bun sau serviciu ori pentru unul similar, in conditii de concurenta loiala
Principiul valorii de piata – atunci cand conditiile stabilite sau impuse in relatiile comerciale sau financiare intre doua persoane afiliate difera de acelea care ar fi existat intre persoane independente, orice profituri care in absenta conditiilor respective ar fi fost realizate de una dintre persoane, dar nu au fost realizate de aceasta din cauza conditiilor respective, pot fi incluse in profiturile acelei persoane si impozitate corespunzator

Firma poate emite facturi administratorului?

DA, daca administratorul achizitioneaza bunuri din cadrul companiei.

Nu exista restrictii in acest sens, atat timp cat pretul bunurilor au valoarea de piata sau valoarea cu care se vinde si celorlalti clienti si se respecta principiul valorii de piata.

Vanzarea bunurilor sub pretul pietei sau de achizitie este interzisa de catre codul fiscal.

Plata facturi pe firma cu cardul administratorului

Bunurile cumparate pe firma dar platite cu cardul firmei se inregistreaza in contabilitate, se intocmeste decontul de cheltuieli si astfel administratorii pot sa isi recupereze banii.

Pentru decontare este nevoie de factura si de dovada platii.

Plata facturi personale administrator cu cardul firmei

Plata facturilor cu cardul trebuie sa fie facuta separat. Cumparaturile personale sunt ale persoanei administratorul si/sau asociatul, iar achizitiile firmei difera de nevoile personale ale administratorului.

La toti ni se intampla sa gresim sa platim cu cardul firmei. Dar una este sa gresim o data sau de 2 ori si alta este sa cumparam sis a platim mereu cu cardul firmei.

Pentru a evita aceste lucruri cel mai bine, sa te uti de 2 ori la cardul pe care il folosesti, iar daca nu ai bani ori iei un avans de trezorerie de la firma (pentru a nu amesteca lucrurile) si apoi restitui avansul, ori distribui dividend – daca ai de unde.

Cheltuieile personale platite cu banii firmei, sunt cheltuieli nedeductibile pentru firma, iar pentru administrator sunt venituri impozabile. Asta inseamna ca se plateste impozit pe aceste bunuri cumparate cu cardul firmei.

Masina firma folosita de administrator – deductibilitate cheltuieli

Cheltuielile cu  masina administratorului sunt deductibile. Prin codul fiscal se prevede ca sunt deductibile cheltuielile cu masina administratorului in proportie de 50%, dar pentru un singur autoturism. (art.25, alin.3, lit.m), chiar daca se intocmeste sau nu foaie de parcurs.

Ce trebuie sa stie un administrator referitor la contabilitate

Un administrator trebuie sa stie care sunt termenele de plata a obligatiilor fiscale, daca este platitor de impzit pe veniturile microintreprinderilor sau de profit, ce declaratii fiscale se depun ( nu numarul declaratiei , D112, D300, dar faptul ca trebuie depuse declaratii pentru contributiile sociale, ca trebuie declarat impozitul pe venit, TVA-ul). Bineinteles antreprenorii trebuie sa inteleaga ca prelucrarea actelor la contabilitate dureaza cateva zile. Contabilitatea nu inseamna doar a face niste listari.

Ce operatiuni cu incidenta contabila trebuie sa faca dministratorul?

Pregatirea actelor pentru contabilitate in timp util si de preferat sa nu le stranga intr-o punga sau intr-un sac.

Strict referitor la acte contabile, administratorul care nu are o persoana angajata cu contract de munca sa se ocupe de evidenta primara a societatii, trebuie sa o faca personal.

Cateva recomandari pentru a nu pierde documentele justificative:

  • pune zilnic bonurile, chitantele, facturile intr-un singur loc siincearca sa le ordonezi dupa data – nu le pastra in portofel, masina sau intr-o folie de plastic, toate gramada sau in sac (cum de altfel au mai primit contabilii)
  • daca esti platitor de TVA trebuie sa soliciti CUI-ul pe bon pentru a putea deduce TVA-ul
  • incearca sa pastrezi cat mai bine bonurile fiscale, deoarece daca le lasi prin portofel, pe torpedoul masinii se vor decolora si nu se va mai vedea nimic
  • sorteaza actele firmei de cele personale, cumparaturile personale sunt ale tale si doar atat, nu trebuie sa stie toata lumea ce detergent folosesti.

Evidenta primara nu consta numai in pastrarea documentelor justificative. Daca esti numai tu angajat, atunci trebuie sa intocmesti registrul de casa, daca ai activitate de comert cu amanuntul, atunci trebuie sa faci si raportul de gestiune daca nu ai gestionar.

Documentele justificative care reprezinta evidenta primara a firmei, sunt generate de obicei foarte usor cu ajutorul softurilor de facturare si de gestiune.

Informatii fiscale de ajutor pentru administratori

Daca vrei sa angajezi personal, contractele de munca trebuie transmise cu 1 zi inainte in Revisal. Pentru a putea depune Revisal-ul atunci trebuie sa ai cont pe https://reges.inspectiamuncii.ro/ pentru a il putea transmite.

Contractele de munca sunt in sarcina administratorului de regula , daca nu exista persoane care sunt angajate sa se ocupe de reusrse umane sau terte parti.

Daca ai angajati, declaratia 112, pentru stabilirea bazei de impunere a contributiilor sociale se depune lunar, iar termenul de plata poate fi lunar (daca ai mai mult de 3 angajati) pana la data de 25 ale lunii urmatoare pentru luna in curs sau trimestrial, pana la data de 25 din prima luna a trimestrului viitor, pentru trimestrul curent.

Firma ta devine platitoare de TVA daca depaseste pragul (in 2020) de 300.000 lei cifra de afaceri anuala. Daca depasesti pragul atunci devii platitor de TVA, lunar sau trimestrial. Declararea si plata se face la fel ca si la declaratia 112.

Poti sa te ajuti si de zilieri daca activitatea firmei o permite.

Ce registre obligatorii trebuie sa aiba o firma?

  • Registru unic de control- se cumpara de la ANAF
  • Registru de evidenta fiscala – pentru firmele platitoare de impozitpe profit
  • Registrul accidentelor de munca
  • Registrele pentru evidenta salariatilor si a zilierilor
  • Registrul asociatilor pentru SRL

Pe partea de contabilitate cele 3 registre obligatorii sunt:

  • Registrul jurnal
  • Registrul cartea mare
  • Registrul inventar

Concluzie

Daca esti asociat unic si administrator ai destule responsabilitati importante legate de contabilitate. Corectitudinea contabilitatii unei firme porneste de la documentele justificative si nu se rezuma numai la ceea ce inregistreaza contabilul in programul de contabilitate.

Bineinteles ca toate aceste lucruri pot fi invatate, pe langa multe altele.

ATENTIE!

Informatiile din acest articol sunt generale, iar spetele pot fi diferite de la firma la firma.

Pentru aplicarea corecta a legislatiei contabile si fiscale trebuie sa te consulti cu contabilul tau care iti stie cel mai bine situatia.

Bineinteles ca ai dreptul si la a doua opinie si de ce nu si la a-3-a si acum foarte multe persoane comunica si dezbat subiecte pe retelele sociale, insa foarte mare grija la raspunsurile primite, s-ar putea cateodata sa nu fie OK pentru firma ta.

Daca vrei sa afli mai multe despre drepturile si obligatiile administratorilor/asociatilor unici/antreprenorilor completeaza formularul de mai jos si de ficare data cand avem un articol special pentru antreprenori iti trimitem email.

Nu facem spam si nu vrem sa te invatam despre D300, D112 si alte D-uri care nu sunt vitamine :))

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *